MSF Trustee AppointMSF Trustee Appointment Process 2023-2024
WORLD SUBUD ASSOCIATION, Inc Executive Office
Mail & Correspondence Address: Jalan Paso No. 84, Jakarta 12620 – Indonesia wsa@subud.org and www.subud.com 1
[con traducción al español/ avec traduction en français]
Please Find All World Subud Congress 2024 Resources Here
Dear Subud members,
***APPLICATION DEADLINE EXTENDED TO OCTOBER 31, 2023!*** MSF Trustee Appointment Process 2023-2024
MSF Trustee Appointment Process 2023-2024
The World Subud Association (WSA) kindly invites you to apply for the role of trustee for the Muhammad Subuh Foundation (MSF). We are looking to fill five vacancies at the World Congress in Kalimantan. Active Subud members around the world are encouraged to consider applying.
The Muhammad Subuh Foundation is the foundation of the World Subud Association. MSF is a non-profit organisation registered in the USA. According to the bylaws of MSF, the Foundation trustees are appointed by the directors of the World Subud Association.
Please read this letter to learn about the role and responsibilities of an MSF trustee; the minimum criteria to serve as a trustee; how you can be nominated, and the timeline of the appointment process. The deadline to submit applications is October 31, 2023.
MSF Trustee Roles and Responsibilities:
“The Trustees have undertaken to abide by the important principles of transparency, accountability and informativeness which are essential to an institution which seeks to attain and sustain a relationship of trust and credibility with its constituency of members.” – Varindra Vittachi Letter Announcing the Establishment of the Foundation, New York, 1991.
The mission of MSF is to foster the worldwide growth and long-term development of Subud through the Latihan Kejiwaan as our founder, Muhammad Subuh Sumohadiwidjojo, originally received it. The purpose of the MSF is to build a capital fund to sustain its mission. This capital fund maintains and invests Subud assets received through donations and bequests from members and 2
enterprises. To achieve its mission, MSF currently directs its resources in the following ways:
1. Supporting Subud groups in the purchase and capital improvement of their Subud properties.
2. Supporting the travel of our international helpers to work with helpers and members in countries around the world.
3. Providing funds that help preserve Bapak’s and Ibu Siti Rahayu’s written and recorded guidance relating to the development of Subud.
4. Funds permitting, MSF supports affiliates (called Wings) recognised by the WSA that promote cultural, educational, social and humanitarian work for the human community.
The Foundation’s team of trustees strives to maintain the trust of its donors by working together harmoniously and free of self-interest. They monitor the assets of the Foundation carefully and use them wisely. Trustees are liable for any breaches of these financial responsibilities.
Term and Appointment Criteria:
Trustees serve a four to six year term, representing the time between world congresses. Terms are staggered to maintain stability through continuity. Half of the trustees rotate off the board at each world congress, and half at the WSC meeting mid-way between world congresses. Trustees completing their term are eligible for reappointment, if willing, through the same procedure as new candidates. Trustees can only be reappointed once.
There is no financial compensation for being a trustee; however, MSF covers the cost of trustees to attend the MSF annual meeting. Trustees must also sign a Conflict of Interest statement as well as a Non-Disclosure Agreement.
The most important quality of a trustee is a deep understanding of the Latihan Kejiwaan. Trustees shall have an understanding of the Subud organisation, with proven experience working effectively, harmoniously and reliably within Subud. Outer skills and experience such as financial oversight, management of a foundation or non-profit organisation, communications, etc. are also valued, but not required.
The minimum qualifications required to perform the role of MSF Trustee are as follows:
1. Active Subud member for at least 7 years.
2. Understanding of the Organisation: Advisable that the applicant has knowledge of the Subud international organisational structure and governance, including MSF.
3. Have committee or helper experience working effectively, harmoniously, and reliably within our Subud Association.
4. Values: Honesty, integrity, ability to work with others from different backgrounds.
5. Availability to dedicate a minimum of 10 hours a week to the MSF working board and one or more sub-committees. Candidate must also be able to travel once a year for at least 7 days (costs covered by MSF).
6. Capacity to perform the role of trustee, such as: A. To facilitate or serve effectively in the work of at least one of the MSF subcommittees (Finance, Investment, Personnel, Grant, Endowment, Communication). B. To communicate ideas and thoughts effectively and contribute meaningfully to discussion by email, zoom call and face-to-face meetings. C. Have basic understanding of budgeting and financial statements.
7. Basic English language skills are ideal, but not necessary. Translation services for board of trustee online calls and in-person meetings are provided by MSF. Documentation is in English so trustees will be expected to use an online translation program to read emails.
8. Internet access is required, because most communication and meetings are held virtually. Basic Computer proficiency in Email, Zoom, Microsoft Word and Excel is desired. Internal training, at no cost, on IT tools can be provided if needed.
9. Never convicted of a crime and not in the Sanction List or Politically Exposed Persons list. This is a brokerage requirement since Trustees deal in the trading of shares.
10. No conflict of interest with MSF and WSA.
Appointment Process:
Candidates are nominated by (a) the National Chairperson of their country, (b) the current MSF trustees, or (c) a member of the World Subud Council. Candidates are asked to test with their local and/or national helpers before submitting an application to whoever will be nominating them.
Any Subud member who meets the criteria may reach out to a nominator from a category listed above and ask to be nominated, and Nominators are also invited to reach out to potential candidates they think would be good trustees and ask them to apply.
Nominators submit the following documents to MSF on behalf of the candidates they nominate: (1) Completed and signed nomination form (attached), (2) Curriculum Vitae or description of work and life experience, and Subud positions 4
held, (3) Letter of Intent responding to the criteria and describing why the applicant is applying and how s/he will add value, and (4) contact details for two Subud members who are willing to provide references for the candidate.
The deadline to submit documents to MSF (amanda.rivera@msubuhfoundation.org) is October 31, 2023. We encourage you to apply early, as applications will be reviewed and informal conversations conducted on a rolling basis by representatives from MSF and WSA.
After reviewal by MSF and WSA, the international helpers will test eligible candidates at world congress in Kalimantan. Candidates are required to attend the testing in person and, if appointed, must attend all MSF meetings at world congress. Final appointments are made by the WSA board of directors in accordance with the by-laws of MSF, and following guidance of the international helpers.
For any questions about the role of an MSF trustee or the application process, please contact MSF at: amanda.rivera@msubuhfoundation.org.
Warmest regards, for the WSA Board of Directors and MSF Board of Trustees,
Suyono Sumohadiwidjojo
WSA Executive Chair
Jakarta , 23 July 2023 5
Traduction en espagnole
***¡PLAZO EXTENDIDO HASTA EL 31 DE OCTUBRE DE 2023!***
Proceso de nombramiento de fideicomisarios para MSF 2023-2024
Estimados miembros Subud:
La Asociación Mundial Subud (WSA) los invita cordialmente, a postularse para el puesto de fideicomisario de la Fundación Muhammad Subuh (MSF). Buscamos llenar cinco vacantes durante el Congreso Mundial en Kalimantan.
Se alienta a los miembros Subud activos de todo el mundo, a que consideren presentar su candidatura.
La Fundación Muhammad Subuh es la Fundación de la Asociación Mundial Subud. La
MSF es una organización sin fines de lucro, registrada en los Estados Unidos. De acuerdo con los estatutos de la MSF, los fideicomisarios de la Fundación, son elegidos por los directores de la Asociación Mundial Subud.
Por favor lea esta carta, para conocer más sobre el papel y las responsabilidades de un fideicomisario de la MSF; los criterios mínimos para servir como fideicomisario; cómo usted puede ser nominado y el cronograma del proceso de selección.
La fecha límite para presentar las postulaciones es el 31 de octubre de 2023.
Roles y responsabilidades de un fideicomisario de la MSF:
“Los Fideicomisarios se han comprometido a respetar los importantes principios de transparencia, fiabilidad e informabilidad que son esenciales para una institución que busca lograr y mantener una relación de confianza y credibilidad con sus miembros”. – Carta de Varindra Vittachi anunciando el establecimiento de la Fundación, Nueva York, 1991.
La misión de la MSF es fomentar el crecimiento mundial y el desarrollo a largo plazo de Subud a través del Latihan Kejiwaan, como lo recibió originalmente nuestro fundador, Muhammad Subuh Sumohadiwidjojo. El propósito de la MSF es construir un fondo de capital que sostenga su misión. Este fondo de capital mantiene e invierte los activos Subud recibidos a través de donaciones y legados de miembros y empresas. Para lograr su misión, la MSF actualmente dirige sus recursos de las siguientes maneras:
1. Apoyando a los grupos Subud en la compra y mejora de capital de sus propiedades Subud (aumentando su valorización).
2. Apoyando los viajes de nuestros ayudantes internacionales, para que trabajen con ayudantes y miembros en países de todo el mundo.
3. Proporcionando fondos que ayuden a preservar la guía de Bapak e Ibu Siti Rahayu, sus charlas y videos, relacionados con el desarrollo de Subud.
4. Si los fondos lo permiten, la MSF apoya a los afiliados de Subud (llamados Alas) reconocidos por la WSA, que promueven el trabajo cultural, educativo, social y humanitario para la comunidad humana.
El equipo de fideicomisarios de la Fundación se esfuerza por mantener la confianza de sus donantes trabajando juntos en armonía y sin intereses propios. Supervisan cuidadosamente los activos de la Fundación y los utilizan con prudencia. Los fideicomisarios, son responsables de cualquier incumplimiento de estas responsabilidades financieras.
Plazo y Criterios de Nombramiento:
Los fideicomisarios, cumplen con un mandato de cuatro a seis años, el mismo que representa el tiempo entre congresos mundiales. Los períodos se intercalan, para mantener una estabilidad a través de la continuidad. La mitad de los fideicomisarios, dejan su cargo en cada congreso mundial y la otra mitad, en la reunión del WSC que se lleva a cabo, a mitad del término entre los congresos mundiales. Los fideicomisarios que completan su mandato, pueden ser reelegidos si así lo desean, a través del mismo procedimiento de los nuevos candidatos. Los fideicomisarios, sólo pueden ser reelegidos una vez.
No hay compensación económica por ser fideicomisario; sin embargo, la MSF cubre el costo de los fideicomisarios para asistir a la reunión anual de la MSF. Los fideicomisarios, deberán firmar también una declaración de Conflicto de Intereses, así como un Acuerdo de Confidencialidad.
La cualidad más importante de un fideicomisario, es la comprensión profunda del Latihan Kejiwaan. Los fideicomisarios, deberán tener una comprensión de la organización Subud, con experiencia comprobada de trabajo efectivo, armonioso y confiable dentro de Subud. Las habilidades y la experiencia complementarias, como la supervisión financiera, la gestión de una fundación u organización sin fines de lucro, las comunicaciones, etc., también son valoradas, pero no se exigen.
Los requisitos mínimos requeridos para desempeñar el rol de fideicomisario de la MSF, son los siguientes:
1. Ser Miembro Subud activo durante al menos 7 años.
2. Conocimiento de la Organización. Es aconsejable que el solicitante, tenga conocimiento de la estructura organizacional internacional de Subud y su gobernanza, incluyendo la MSF.
3. Tener experiencia de trabajo en comités o como ayudante, trabajando de manera
efectiva, armoniosa y confiable dentro de nuestra Asociación Subud. 7
4. Valores: Honestidad, integridad, capacidad para trabajar con personas de diferentes orígenes.
5. Disponibilidad para dedicar un mínimo de 10 horas a la semana, para trabajar en la junta directiva de la MSF y uno o más subcomités. El candidato, deberá poder viajar también, una vez al año, por al menos 7 días (costos cubiertos por la MSF).
6. Capacidad para desempeñar el papel de fideicomisario, de la siguiente forma:
A. Facilitando o sirviendo de manera efectiva, en el trabajo de al menos uno de los subcomités de la MSF (Finanzas, Inversiones, Personal, Subsidios, Dotación, Comunicación).
B. Comunicar ideas y pensamientos de manera efectiva y contribuir de manera significativa a las discusiones por correo electrónico, llamadas de zoom y reuniones presenciales.
C. Tener conocimientos básicos de elaboración de presupuestos y estados financieros.
7. Conocimiento básico de inglés es ideal, pero no necesario. Servicios de traducción e interpretación para las llamadas en línea de la junta de fideicomisarios y las reuniones presenciales, son proporcionados por la MSF. La documentación está en inglés, por lo que se espera que los fideicomisarios utilicen un programa de traducción en línea para leer los correos electrónicos.
8. Se requiere acceso a Internet, porque la mayoría de las comunicaciones y reuniones se realizan de manera virtual. Es deseable conocimiento básico computacional en manejo de correo electrónico, Zoom, Microsoft Word y Excel. Si es necesario, se puede proporcionar capacitación interna, sin costo alguno, sobre herramientas de TI.
9. Nunca haber sido condenado por un delito y no estar en la Lista de Sanciones o en la lista de Personas Políticamente Expuestas. Este es un requisito de corretaje, ya que los fideicomisarios, se ocupan de la negociación de acciones.
10. Sin conflicto de intereses con la MSF y la WSA.
Proceso de selección:
Los candidatos son nominados por (a) el presidente nacional de su país, (b) los fideicomisarios actuales de MSF, o (c) un miembro del Consejo Mundial Subud. Se les pide a los candidatos que testen con sus ayudantes locales y/o nacionales, antes de enviar una solicitud a quien los nominará.
Cualquier miembro Subud que cumpla con los requisitos, deberá buscar un proponente (o nominador) dentro de las categorías del listado que se encuentra más arriba y solicitar ser nominado. Los nominadores, también están invitados a comunicarse con los posibles candidatos que crean que serían buenos fideicomisarios y pedirles que presenten una solicitud. 8
Los nominadores, envían los siguientes documentos a la MSF, en nombre de los candidatos que nominan: (1) Formulario de nominación completo y firmado (adjunto), (2) Curriculum Vitae (hoja de Vida) o descripción de experiencia laboral y de vida, y cargos Subud que ha ocupado, (3) Carta de Intención respondiendo a los requisitos y describiendo por qué el nominado está postulando y cómo ella/él agregará valor, y (4) datos de contacto de dos miembros Subud, que estén dispuestos a proporcionar referencias del candidato.
La fecha límite para enviar los documentos a la MSF (amanda.rivera@msubuhfoundation.org) es el 31 de octubre de 2023.
Los animamos a postular con anticipación, ya que los representantes de la MSF y la WSA, revisarán las solicitudes y llevarán a cabo las conversaciones informales, de manera continua.
Tras la revisión de la MSF y la WSA, los ayudantes internacionales, harán testing a los candidatos elegibles en el congreso mundial de Kalimantan . Los candidatos, deberán asistir personalmente a los tests y, si son seleccionados, deberán asistir a todas las reuniones de la MSF celebradas durante el congreso mundial. Los nombramientos definitivos, los hará la junta directiva de la WSA en concordancia con los estatutos de la MSF y siguiendo la guía de los ayudantes internacionales.
Para cualquier pregunta sobre el rol de un fideicomisario de la MSF o acerca del proceso de postulación, por favor comuníquese con la MSF en: amanda.rivera@msubuhfoundation.org.
Reciban un cordial saludo de parte de la Junta Directiva de la WSA y la Junta Directiva de la MSF,
Suyono Sumohadiwidjojo
Presidente Ejecutivo de la WSA
Yakarta, 23 julio 2023 9
Traduction en français
***DATE LIMITE POUR CANDIDATURES REPOUSSEE AU 31 OCTOBRE 2023!***
Processus de Nomination des Administrateurs de la MSF 2023-2024
L’Association Subud Mondiale (WSA) vous invite à faire acte de candidature pour la fonction d’administrateur de la Fondation Muhammad Subuh (MSF). Nous prévoyons de remplir cinq postes vacants au Congrès Mondial de Kalimantan. Les membres Subud actifs du monde entier sont encouragés à envisager d’être candidats.
La Fondation Muhammad Subuh est la fondation de l’Association Subud Mondiale. La MSF est une organisation charitable enregistrée aux Etats-Unis. Selon les statuts de la MSF, les administrateurs de la Fondation sont nommés par les administrateurs de l’Association Subud Mondiale.
Merci de bien vouloir lire cette lettre pour en savoir davantage sur la fonction et les responsabilités d’un administrateur (une administratrice) de la MSF, sur les critères minimaux nécessaires pour remplir la fonction d’administrateur, sur comment vous pouvez être nominé(e)s et sur le calendrier du processus de nomination. La date limite pour poser sa candidature est le 31 octobre 2023.
Les fonctions et responsabilités d’un administrateur de la MSF :
« Les administrateurs se sont engagés à respecter les principes importants de transparence, responsabilité et information, essentiels dans une institution qui cherche à atteindre et à maintenir une relation de confiance et de crédibilité avec ses membres. » – Lettre de Varindra Vittachi annonçant la constitution de la Fondation, New York 1991.
La mission de la MSF est de favoriser la croissance dans le monde et le développement à long terme de Subud par le Latihan Kejiwaan, tel que Muhammad Subuh Sumohadiwidjojo, notre fondateur, le reçut originellement. Le but de la MSF est de constituer un fond en capital permettant d’accomplir cette mission. Ce fond en capital permet d’entretenir et d’investir dans des actifs Subud, reçus par donations et legs de la part de membres et d’entreprises. Dans le cadre de sa mission, la MSF oriente actuellement ses ressources de la façon suivante :
1- Soutenir les groupes Subud dans l’acquisition et l’amélioration de propriétés Subud.
2- Soutenir le voyage de nos aides internationaux afin qu’ils travaillent avec les aides et les membres de pays à travers le monde.
3- Fournir les fonds permettant de préserver la guidée écrite et enregistrée de Bapak et de Ibu Siti Rahayu, traitant du développement de Subud.
4- Lorsque les fonds disponibles le permettent, la MSF soutient les affiliées (appelées Ailes) reconnues par la WSA et agissant pour la communauté humaine dans le domaine culturel, éducatif, social ou humanitaire.
L’équipe des administrateurs de la Fondation s’attache à garder la confiance de ses donateurs par un travail harmonieux et dégagé de tout intérêt personnel. Ils veillent avec soin sur les actifs de la Fondation et les utilisent avec sagesse. La responsabilité des administrateurs est engagée en cas de non-respect de ces responsabilités financières.
Durée du mandat et critères de nomination :
Les administrateurs s’engagent sur un mandat de quatre à six ans, soit le délai entre deux congrès mondiaux. Les mandats sont décalés pour maintenir une stabilité grâce à la continuité. La moitié des administrateurs sont sortants à chaque congrès mondial, l’autre moitié à la réunion du Conseil Mondial (WSC) à mi-chemin entre deux congrès mondiaux. S’ils le souhaitent, les administrateurs sortants peuvent être réélus selon les mêmes modalités que les nouveaux candidats. Les administrateurs ne peuvent être réélus qu’une fois.
La fonction d’administrateur ne donne lieu à aucune compensation financière. Cependant, la MSF couvre les frais encourus par les administrateurs pour participer à la réunion annuelle de la MSF. Les administrateurs doivent également signer une déclaration de Non-Conflit d’Intérêt ainsi qu’un Accord de Confidentialité.
La qualité la plus importante pour un administrateur est la compréhension profonde du Latihan Kejiwaan. Les administrateurs auront également une bonne compréhension de l’organisation de Subud, pouvant démontrer une expérience réelle de travail efficace, harmonieux et fiable au sein de Subud. D’autres compétences externes et l’expérience dans des domaines comme le contrôle financier, la gestion d’une fondation ou d’une organisation à but non lucratif, la communication etc. sont un plus mais ne sont pas indispensables.
Les qualifications minimales requises pour remplir la fonction d’administrateur de la MSF sont les suivantes :
11. Être un membre Subud actif depuis au moins 7 ans
12. Avoir une bonne compréhension de l’Organisation : il est conseillé que le candidat (la candidate) ait la connaissance de la structure organisationnelle internationale et de la gouvernance de Subud, y compris la MSF.
13. Avoir une expérience d’aide ou de comité, ayant travaillé de manière efficace, harmonieuse et fiable au sein de notre Association Subud.
14. Valeurs : l’honnêteté, l’intégrité et la capacité de travailler avec des personnes d’horizons différents.
15. Disponibilité : allouer un minimum de 10 heures par semaine aux travaux du conseil de la MSF ainsi que d’un ou plusieurs sous-comités. Les candidat(e)s doivent également pouvoir voyager une fois par an pour au moins 7 jours (frais couverts par la MSF).
16. Capacité de remplir la fonction d’administrateur, telle que : 1. Être facilitateur ou participer effectivement au travail d’au moins un des sous-comités de la MSF (Finance, Investissement, Personnel, Donations, Dotations, Communication).
2. Communiquer idées et réflexions de manière efficace et apporter une contribution effective aux discussions via email, réunions Zoom et en face à face.
3. Avoir une compréhension élémentaire des budgets et documents financiers.
17. Avoir des notions d’Anglais est idéal mais non indispensable. Des services de traduction pour les réunions en ligne ou en personne du conseil d’administration sont fournis par la MSF. La documentation est en anglais et, de ce fait, les administrateurs sont supposés utiliser un programme de traduction en ligne pour lire les emails.
18. Un accès internet est requis car la plupart des communications et des réunions sont virtuelles. Des compétences Informatiques de base sont souhaitées (emails, Zoom, Microsoft Word et Excel). Une formation interne aux outils informatiques peut être fourni sans frais si nécessaire.
19. N’avoir jamais été condamné pour délit ou crime et ne pas figurer sur la liste des Sanctions ou des Personnes Exposées Politiquement. Ceci est une contrainte liée au courtage puisque les Administrateurs interviennent sur le marché des actions.
20. Ne pas avoir de conflit d’intérêt avec la MSF ni la WSA.
Procédure de nomination :
Les candidat(e)s sont nominé(e)s par a/ le Président (la Présidente) de leur Pays, b/ les administrateurs de la MSF en poste ou c/ un membre du Conseil Mondial de Subud. Il est demandé aux candidats de tester avec leurs aides locaux ou nationaux avant de faire connaître leur candidature à quiconque porterait leur nomination.
Tout membre Subud qui remplit les conditions ci-dessus peut prendre contact avec une personne d’une des catégories ci-dessus afin de faire porter sa nomination et faire acte de candidature. De même les personnes pouvant nominer un candidat sont invitées à prendre contact avec tout(e) candidat(e) potentiel(le) dont elles pensent qu’il (elle) ferait un bon administrateur, afin de leur demander de se porter candidat. 12
Les nominateurs transmettent les documents suivants à la MSF au nom des candidats dont ils portent la nomination : (1) le document de nomination dûment complété et signé (ci-joint), (2) un Curriculum Vitae ou une description de l’expérience professionnelle ou personnelle, ainsi que les fonctions tenues en Subud. (3) une lettre d’intention répondant aux critères et décrivant les raisons pour lesquelles le candidat se présente et comment il/elle pense contribuer avec valeur et (4) les coordonnées de deux membres Subud prêts à fournir des références pour le candidat (la candidate).
La date limite pour faire parvenir ces documents à la MSF (amanda.rivera@msubuhfoundation.org) est le 31 octobre 2023. Nous vous encourageons à faire acte de candidature dès que possible car les demandes seront considérées et des entretiens informels seront conduits de façon continue avec des représentants de la MSF et de la WSA.
Après considération par la MSF et la WSA, les aides internationaux testeront les candidats éligibles au congrès mondial à Kalimantan. Il est demandé aux candidats de participer aux tests en personne et, s’ils (elles) sont élu(e)s, de participer à toutes les réunions de la MSF prévues au congrès mondial. La nomination finale est effectuée par le conseil d’administration de la WSA selon les statuts de la MSF et selon la guidée reçue par les aides internationaux.
Pour toute question sur la fonction d’un administrateur de la MSF ou sur la procédure de candidature, merci de prendre contact avec la MSF à : amanda.rivera@msubuhfoundation.org.
Chaleureuses salutations
Pour le Conseil d’Administration de la WSA, et le Conseil d’Administration de la MSF,
Suyono Sumohadiwidjojo
Président Exécutif de la WSA
Jakarta, 23 juillet 2023